I vantaggi dello stand-up meeting

In questo post vorrei condividere alcuni vantaggi dello stand-up meeting.

Nello scorso post abbiamo parlato di Stand-up Meeting e del metodo Agile e  abbiamo capito che sono un modo per iniziare la giornata che molti team di sviluppo utilizzano con successo. Di solito questi stand-up meeting hanno una durata che varia dai 15 ai 20 minuti e si tengono in piedi (che sorpresa, vero!?), davanti alla lavagna KanBan.

L’idea è di far durare lo stand-up meeting il tempo prefissato ed arrivare al punto delle questioni. Con queste dinamiche ben chiare in mente le domande a cui tutti devono rispondere sono:

 

  • Che cosa ho fatto ieri?
  • Che cosa farò oggi?
  • Quali ostacoli sto riscontrando nel portare a termine i miei compiti?

Ultimamente molti aggiungono anche una quarta domanda ripresa dal libro “The Scrum Field Guide”  di Mitch Lacey  ovvero:

  • qual è il mio livello di confidenza sul raggiungimento dello Sprint Goal?

questa domanda ha lo scopo di far emergere eventuali problemi che le persone del Team tendono ad occultare o a dire solo se forzate.

Molti credono che lo Stand UP Meeting serva solo a rispondere a queste domande, senza rendersi conto che è molto più importante capire quali sono le informazioni che si scambiano durante questi incontri e il raggiungere l’obiettivo che ci siamo prefissati.

Siamo dei grandi fan di questi incontri mattutini e crediamo che i vantaggi dello stand-up meeting siano diversi, dati sopratutto dal fatto che si tratta di un modo efficace per riuscire a mantenere tutto il team aggiornato e per individuare possibili ostacoli.

Questo porta al dover mandare meno e-mail, al sempre minor utilizzo di piccole riunioni nel corso della giornata, a meno sgradite interruzioni.

Tutto molto bello, ma per arrivarci ci siamo resi conto nel tempo che sono basilari alcune cose. Quali?

 

 

 

1. Iniziamo con un caffè
In un mondo ideale le persone sono fin dal risveglio lucide e ben preparate e iniziano la giornata con slancio. Purtroppo questo raramente è la realtà. Si scopre che rispondere alle domande di rito dello stand-up meeting non è facile, soprattutto quando si è presi alla sprovvista.

“Che cosa ho fatto ieri? … Mhhhh….Non ricordo … Che cosa sto facendo oggi? … Aspetta un attimo… Fammi fare mente locale…”

Ecco perché consigliamo di partire gustando insieme un caffè o un tè. E’ un bel rituale che ci ricorda di rallentare e rientrare nel flusso lavorativo. Ci si collega al momento. Un giorno può essere pieno di sfide e distrazioni, quindi è giusto prendersi il proprio tempo. Il rituale del caffè/tè funge da cuscinetto tra lo Stand-Up e ciò che viene prima di esso.

 

2. Teniamo le fila del discorso

Arrivare al dunque di tutti gli aggiornamenti dati in un incontro Stand-Up può essere difficile.

Un altro problema può essere che i flussi di lavoro non sono discussi in modo coerente; invece, ogni soggetto interviene brevemente a seconda dell’ordine in cui i membri del team parlano. Questo può rendere difficile dire che cosa sta realmente accadendo all’interno dell’azienda.

Per rendere l’incontro più fruttuoso, vi consigliamo di utilizzare delle lavagne dove segnerete gli argomenti trattati che qualcuno a fine giornata dovrà riscrivere per visualizzare quello che sta succedendo in questo momento.

I lavori che sono ancora in lavorazione, quelli terminati, quelli bloccati o quelli da far partire. Solo guardando fisicamente un rapporto del meeting possiamo capire se stiamo lavorando su troppe cose allo stesso tempo, o se c’è qualcosa di interessante che si è dimenticato di menzionare.

Sarete sorpresi da quanto questo possa aiutarvi.

 

3. Diamogli un altro nome

Non lo chiamiamo quasi più meeting stand-up. Ad ora lo chiamiamo “Il mattino ha l’oro in bocca” ma potremmo modificarlo più in là.

Dopo tutto lo stand-up è solo uno strumento. Ed è giusto giocarci e personalizzarlo.

Liberatevi dalla nozione che il format dello stand-Up meeting sia scolpito nella pietra. Adattatelo alle vostre esigenze e aggiungete un tocco personale che parli della vostra azienda.