Che cos’è Alfresco e perché sceglierlo

Uno dei problemi delle aziende, soprattutto quelle di grandi dimensioni, è di avere salvati documenti, dati e informazioni in luoghi diversi. Computer, dischi esterni, cloud, ognuno archivia il proprio materiale dove preferisce.

Ma questo sistema è davvero funzionale al meccanismo generale dell’azienda?

Per risolvere il problema sono nate le soluzioni Alfresco ECM che ottimizzano la gestione e l’organizzazione dei contenuti.

Cos’è Alfresco?

Alfresco è un ECM, Entrerpise Content Management, ossia un software che contiene al suo interno strategie per la gestione ottimale di documenti e informazioni.

Si tratta di una piattaforma aperta, costruita sulla base di una tecnologia open source Java. Per Alfresco, essere una piattaforma aperta implica un impegno verso standard sempre più alti e una trasparenza del prodotto.

Architettonicamente, Alfresco è suddiviso in 3 livelli: dati, servizio e presentazione.

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I tre livelli di Alfresco

Come si struttura l’organizzazione di base di Alfresco?

  1. Il livello dati è costituito da un database SQL e da un’archiviazione di file;
  2. La parte più importante di Alfresco è il livello di servizio che detiene tutte le funzionalità ECM;
  3. Offre un livello di presentazione chiamato “Condividi”, ossia un’interfaccia utente web per la gestione dei documenti e la collaborazione. Insieme allo Share, sono previste anche delle integrazioni alle interfacce utente di terze parti come MS Office, Google Drive e applicazioni di posta elettronica.

Cosa dimostra questa struttura?

La robustezza e la scalabilità di Alfresco.

I servizi di Alfresco

Prima di tutto, Alfresco mette a disposizione una gamma di metadati di default, a cui solitamente si aggiunge un modello di metadati personalizzati. Le funzionalità che si basano sui metadati permettono di presentare documenti nel contesto business che si rivelano particolarmente utili per la gestione di pratiche.

Inoltre, su qualsiasi tipologia di documento, non sono previste restrizioni in base al tipo di file.

Oltre a questo, esistono tantissimi altri servizi che rendono Alfresco una delle migliori piattaforme ECM.

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Gestione e archiviazione dei contenuti ottimizzate

Uno degli obiettivi di Alfresco è proprio quello di combattere la dispersione dei documenti aziendali perciò massimizza il valore dei contenuti andando a integrarli nei processi aziendali di base.

I documenti vengono archiviati digitalmente affinché siano sempre individuabili e reperibili da parte della persona giusta.

Ricerca e indicizzazione dei documenti

Alfresco consente di trovare velocemente qualsiasi contenuto anche tra centinaia o migliaia di file aziendali.

Ha implementato filtri di ricerca, suggerimenti e si avvale persino dell’Intelligenza Artificiale per velocizzare un processo che richiederebbe all’uomo tempistiche molto più ampie.

Accesso e collaborazione da qualsiasi luogo

Attraverso i Workflow, Alfresco permette la collaborazione ai documenti da parte di più utenti, sia interni che esterni all’azienda. Questo meccanismo semplifica notevolmente anche le fasi di revisione e di approvazione dei contenuti.

Gli utenti possono accedere ai file sia attraverso il browser web sia attraverso applicazioni mobili, potendo anche salvare i documenti offline.

Registrazione, regole e permessi

Alfresco dà la possibilità di registrare qualsiasi azione nel sistema. L’auditing è configurabile per ogni elemento o azione.

Le regole rendono facile usare una logica personalizzata per qualsiasi cartella o documento nel sistema.

Infine, i permessi controllano ciò che un utente può fare. Le autorizzazioni possono essere impostate per un utente o un gruppo di utenti su cartelle o singoli documenti.

Con Alfresco è davvero facile collaborare e gestire i contenuti, da parte di chiunque.

Fornisce un’interfaccia web pulita, molto adatta per la collaborazione e la gestione dei documenti. Non devi per forza essere un esperto per poter utilizzare il sistema.

È anche importante sottolineare che Alfresco non pone alcuna restrizione sul browser client o sul sistema operativo. Fornisce integrazioni con MS Office, Google Drive e varie email-client.

Per questo Alfresco è capace di soddisfare le aspettative degli utenti.

Per i dipendenti diventerà un’area di lavoro naturale.

Alfresco funziona sia in locale che in cloud e rende quindi semplice una migrazione in qualsiasi direzione.

Conclusioni

Alfresco è fondamentale per organizzare i contenuti di qualsiasi azienda con necessità di acquisire, controllare e gestire i propri contenuti.

Se desideri ricevere un preventivo ti basterà compilare il form presente sulla pagina.

Il team di esperti di Nextre Engineering ti risponderà al più presto.

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