Quali sono i fattori che incidono negativamente sulla produttività del business e sulla creazione di valore nella gestione delle infrastrutture IT aziendali? Ti sei mai posto il quesito? Se non riesci a trovare una valida risposta, segui i suggerimenti e i consigli di Moreno Mazzoni, CIO della società di consulenza IT, Nextre Engineering.
Come migliorare definitivamente la gestione dell’IT Management? Quali sono le priorità strategiche di intervento per attuare una strategia di change management di grande valore aggiunto? In questo articolo troverai tutte le risposte ai tuoi dubbi sui principali fattori “killers” che incidono negativamente sulla performance e sulla produttività del business aziendale.
Se sei un IT manager devi sapere che esistono diversi tipi di fattori potenzialmente “distruttivi” che incidono negativamente sulla produttività aziendale: piccole negligenze possono avere effetti dannosi sull’intera gestione degli IT System. Ma quali sono le pratiche di gestione IT più deboli che incidono sulla creazione del valore e sulla produttività aziendale? Lo abbiamo chiesto a Moreno Mazzoni, CIO di Nextre Engineering.
IT Manager: chi è e qual è il suo ruolo in azienda?
“Essere un IT Manager comporta un elevato ruolo di competenza ed incredibili doti dirigenziali: è un consulente di prodotti informatici e telematici, responsabile dei servizi IT, oltre che responsabile della gestione, manutenzione ed esercizio dei sistemi informativi all’interno dell’azienda. È una figura aziendale sempre più richiesta all’interno delle imprese, soprattutto all’interno delle Fintech e Innovation Start Uppers.
Dal punto di vista operativo, le principali mansioni dell’IT Manager comprendono il check up a 360 gradi del corretto funzionamento di software antivirus, antispam e per la security, il corretto funzionamento delle infrastrutture informatiche, la configurazione di nuove macchine e apparecchiature e la corretta gestione del database aziendale.
Inoltre, un bravo e competente IT Manager deve essere in grado di pianificare ed organizzare ad hoc i progetti di miglioramento dei sistemi ICT, la redazione di procedure funzionali, lo sviluppo dei progetti IT dell’azienda, la gestione del budget e l’identificazione delle esigenze organizzative. Queste mansioni sono riconducibili direttamente alla sua capacità di essere un bravo stratega ed organizzatore aziendale, in grado di integrare la sua strategia operativa con la politica aziendale”, spiega in dettaglio Moreno Mazzoni.
“Un IT Manager deve essere in grado di illustrare le proprie soluzioni anche a persone non esperte di IT quali: l’utente, il cliente o il committente. Per questo deve essere un abile comunicatore e avere un’eccellente capacità di focalizzarsi sugli obiettivi strategici ed operativi”, suggerisce il CIO.
L’IT Manager deve essere in grado di saper gestire in modo strategico ogni cambiamento organizzativo e gestionale, compreso il flusso costante di domande e le mutate esigenze provenienti da parte della clientela retail e istituzionale. “Appagare i bisogni dei consumatori finali è un obiettivo importante da soddisfare per ogni tipologia di organizzazione aziendale, ma si può facilmente cadere vittime nel ragionare in un’ottica di breve termine” fa notare Mazzoni.
“Il più grande errore che incide negativamente sulla produttività aziendale cagionato dalla maggior parte dei responsabili IT e dei leader aziendali è la mancanza di priorità. Molte organizzazioni IT sono oberate da impegni continui e dalle urgenze quotidiane che devono essere gestite continuamente, oltre che dal regolare mantenimento delle loro applicazioni e infrastrutture per rispondere alle mutevoli esigenze aziendali” afferma Mazzoni. “Piuttosto che dare priorità alla qualità del lavoro, l’organizzazione continua a pianificare e gestire sempre più progetti. Lavorando continuamente su un numero crescente di progetti, spesso e volentieri, si adotta una mentalità “di massa” che va ad incidere profondamente sulla qualità dei risultati e sulla sua performance. I professionisti altamente qualificati e motivati si sentono eccessivamente frustrati da questa organizzazione interna del lavoro“.
“In qualità di CIO e dalla mia esperienza professionale posso dire che occorre concentrare l’attenzione su progetti di alto valore aggiunto, altrimenti l’unità di business non riuscirà a progredirà sui suoi obiettivi strategici”, aggiunge Mazzoni. “Per raggiungere questi obiettivi, occorre affinare le proprie capacità di gestione dei progetti”.
Quando i professionisti IT entrano a fare parte del management, affrontano un cambiamento difficile nel processo di crescita personale e professionale dato che i premi e le aspettative sono nettamente diverse. “Chi non riesce a adeguarsi al nuovo ruolo manageriale e gestionale, alla fine cagiona un danno alla sua carriera, ma anche una perdita di produttività all’interno dell’organizzazione aziendale presso la quale lavora”, sottolinea Mazzoni.
“I responsabili IT più capaci e più brillanti sanno integrare le competenze tecniche con quelle gestionali e strategiche e vengono premiati per la loro capacità di saper lavorare a livello esecutivo, prima di essere promossi alla direzione. Naturalmente, essere un manager comporta l’assunzione di una mentalità ben differente da quella di essere un mero esecutore” – continua ad argomentare lo stesso CIO di Nextre – “I dirigenti CIO e IT devono sapere essere dei Leader aziendali ed essere di grande supporto e guida a tutto il personale e staff tecnico aziendale”.
Fare meeting e comunicare costantemente con tutti i livelli organizzativi aiuta a fare crescere il Network e a migliorare la produttività del business d’azienda. “In qualità di IT manager, hai un’influenza significativa sulle riunioni a cui partecipi. I meeting sono fondamentali per il tuo successo carrieristico e professionale, non devi lavorare solo per te stesso ma devi saper gestire una Rete di competenze e risorse”, sottolinea il CIO, “viviamo in un mondo frenetico e tu devi essere un fautore del cambiamento, devi dedicare molto tempo a parlare con il Top Management e con i gli executive”.
In qualità di responsabile IT aziendale, è bene incontrarsi regolarmente con tutti i dipendenti e gli stakeholder provenienti da altre parti dell’organizzazione per allineare le proprie strategie aziendali e per creare un network di risorse e di competenze. Questa visione e filosofia manageriale “pagherà” nel tempo in termini di capital gain introitati.
Un buon IT Manager non deve essere un Agente di vendita e non deve essere un mero gestore di ordinativi provenienti dal management di un altro dipartimento e/o unità organizzativa.
“Il modo in cui riesci a gestire tutte le richieste dagli altri dipartimenti e/o funzioni aziendali decreterà il tuo successo manageriale” suggerisce Mazzoni, “i responsabili IT devono raggiungere risultati aziendali performanti: questo è l’obiettivo fondamentale, non quello di essere meri esecutori di ordinativi provenienti da altre funzioni.”
“Gli IT manager di successo devono essere in grado di concentrarsi sul valore creato all’interno del business aziendale: ciò significa essere in grado di comprendere la reale essenza della strategia aziendale ed essere in grado di tradurla con successo in risultati significativi. In altre parole, occorre concentrarsi sui risultati di business e non sui compiti day-by-day“.
“Ogni IT Manager deve essere in grado di applicare all’interno del proprio dipartimento il metodo Kanban per evitare il problema della “sovrapproduzione”. Ciò aiuta ad utilizzare in modo efficace ed efficiente tutti gli strumenti necessari per ottimizzare i flussi di operatività limitando il numero degli interventi da attuare.”
“L’applicazione del metodo Kanban nell’IT management e più in generale nel Project management ha come obiettivo prioritario quello di “ridurre” il caos organizzativo che può caratterizzare un qualsiasi progetto. Un maggior livello di focalizzazione e la ricerca di soluzioni per il miglioramento continuo sono i fattori successo per la produttività aziendale”.
“Se si vuole raggiungere un vantaggio competitivo rispetto alla concorrenza, è fondamentale saper applicare i principi del Kanban al proprio IT Department, evitando di auspicare ad immediati “perfezionismi”.
È necessario saper applicare piccoli miglioramenti graduali in modo tale da minimizzare le possibili resistenze del team coinvolto nel progetto” commenta lo stesso CIO. “Salvaguardare i ruoli organizzativi e comunicare con i leader delle altre funzioni organizzative favorisce nel tempo un incremento della produttività aziendale”.
“Per accrescere la produttività aziendale gli sviluppatori e gli altri professionisti possono concentrarsi su attività urgenti a breve termine, senza che l’IT Manager possa perdere l’orientamento e possa, piuttosto, ragionare a livello strategico”.
“Non a caso, il maggiore ostacolo alla produttività del lavoro è la cattiva gestione e il comportamento dei manager: questo è il risultato dell’indagine WorkForce in Europe 2018 condotta da Adp, la multinazionale americana di gestione e amministrazione del personale, su oltre 10.000 lavoratori nel continente di cui 1.300 dipendenti in Italia”.
Circa un terzo dei lavoratori italiani (32%) fatica regolarmente per essere produttivo nel proprio lavoro e la causa viene imputata principalmente ai manager per il 22%, ai supporti tecnologici lenti e insufficienti (19%) insieme a sistemi e processi inefficienti (18%), oltre talvolta alla mancanza di personale (16%).
“Sono dati rilevanti che devono fare riflettere in merito all’importanza dell’equilibrio che si deve perseguire tra gli obiettivi di produttività a breve e quelli di medio-lungo termine. Per raggiungere i primi i principali responsabili sono gli esecutori, per i secondi gli IT Manager devono assicurare il loro raggiungimento senza perdersi a gestire le urgenze quotidiane”.
“L’importante è sapere essere realistici in ogni momento della quotidianità: non occorre essere dei maghi “con la bacchetta magica” per risolvere tutto in ogni istante”, suggerisce il CIO, “occorre una giusta dose di valutazione: le sfide irrealistiche portano l’IT Manager e tutto il personale a compiere errori “grossolani” e a demotivare l’organico. I progetti di lavoro per essere produttivi devono essere gestiti in un arco di mesi e non di settimane, altrimenti il fallimento è assicurato. Di certo, il cliente sarà insoddisfatto del lavoro svolto dalla società committente e, per il prossimo futuro, non si fiderà affatto a rinnovare altre offerte di lavoro e di collaborazione”.
Occorre porsi costantemente le seguenti domande: “Come pianificare l’attività e i progetti?” Se si prevede che un progetto duri più di un mese è meglio suddividerlo in tanti step ed obiettivi quotidiani o settimanali da raggiungere gradualmente. “Siamo troppo ottimisti?” “A volte, è meglio essere più pessimisti del dovuto: ciò aiuta ad essere più realisti e a porsi delle sfide auto incentivanti”.
“Completare un gran numero di compiti è tutto ciò che conta? Se lo sforzo dell’intero staff e dell’IT Manager è volto al raggiungimento di metriche sbagliate, la produttività aziendale sarà compromessa”.
“Nell’IT, è importante chiedersi come si misuri la produttività? Non c’è una ricetta “preconfezionata” dato che i parametri da valutare sono diversi ed entrano tutti in gioco: si pensi alla spedizione di nuovo codice, alla disponibilità dell’infrastruttura tecnologica, al numero di ore lavorate dal personale.
Il problema principale è che tali metriche e parametri di valutazione mostrano scostamenti evidenti con quanto pianificato e raggiunto in termini di entrate o redditività. Pertanto, per gestire l’IT, in qualsiasi organizzazione, occorre una buona dose di valutazione senza essere troppo meticolosi nel raggiungimento di determinate attese. Essere realistici è la chiave del successo di un buon IT Manager e per migliorare la produttività aziendale” conclude Mazzoni.
IT Manager: quale sarà il suo ruolo nel futuro?
Negli ultimi anni, la figura professionale dell’IT Manager sta sempre più acquisendo rilevanza all’interno dell’organigramma aziendale: “si pensa spesso in modo erroneo che il passaggio al cloud sancisca definitivamente il tramonto del ruolo dell’IT Manager ma avere questa visione non è assolutamente corretta”.
“Un ruolo delicato e di responsabilità come quello dell’IT Manager comporta la necessità di sapere cogliere i cambiamenti temporali e prospettici. Occorre sapere gestire le sfide che la rivoluzione digitale pone in ogni momento della quotidianità. Anche se gli IT manager possono pensare al Cloud come ad un nemico, l’adozione di una soluzione cloud non determinerà assolutamente la sostituzione del Manager IT ma ne agevolerà il suo lavoro, nel prossimo recente futuro, grazie al notevole risparmio in termini di tempo e di energie, oltre che al miglioramento della produttività aziendale”.
In conclusione, è necessario ripensare all’interazione che intercorre tra chi si occupa di IT Management e chi fa business: il primo deve sapere comprendere le reali esigenze ed il piano strategico dell’azienda, solo se coinvolto in prima persona nel business.
Mentre, il business man ed il decisore strategico deve “saper comprendere le dinamiche del Cloud e le sue opportunità, imparando ad interagire con le professionalità IT attraverso un linguaggio comune”.
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