Software per gestione studio professionale: vantaggi e come sceglierlo

Nell’era digitale in cui viviamo, la gestione di uno studio professionale è diventata più complessa che mai. Le sfide amministrative, la necessità di rispettare normative sempre più stringenti e la richiesta di servizi personalizzati da parte dei clienti rendono cruciale l’adozione di strumenti adeguati da parte di professionisti di qualsiasi settore merceologico. 

Pensi di poter fare ancora tutto con carta e penna? 

I metodi tradizionali non sono più performanti, oggi il vero alleato di cui hai bisogno è un software per la gestione di uno studio professionale.

Questo software, che esploreremo dettagliatamente nei paragrafi successivi, rappresenta una pietra miliare nella Digital Transformation delle aziende. 

Ma perché dovrebbe interessarti? La risposta è semplice: l’utilizzo di un software di questo tipo può migliorare notevolmente il servizio offerto dalla tua azienda e garantire la sua sopravvivenza in un mondo sempre più orientato alla digitalizzazione.

Immagina di poter automatizzare processi manuali e ridurre notevolmente la quantità di tempo e risorse impiegate nella gestione amministrativa. 

Pensaci bene: meno tempo speso in attività ripetitive significa più tempo a disposizione per concentrarti sulle tue competenze professionali e offrire ai tuoi clienti un servizio di qualità superiore.

Ma c’è di più. Un software per la gestione di uno studio professionale può anche aiutarti a ridurre i rischi associati all’errore umano e alle violazioni normative. 

Viviamo in un’epoca in cui la sicurezza dei dati e la conformità legale sono priorità fondamentali. Non implementare un software adeguato potrebbe esporre la tua azienda a gravi conseguenze, compresa la perdita dei clienti.

Al contrario, un software per la gestione dello studio professionale integrato correttamente, magari con l’aiuto di una software house, può aiutarti a raggiungere il successo e la sostenibilità nel mondo aziendale del ventunesimo secolo.

Di quali software hai bisogno per il tuo studio professionale

La scelta del software per il tuo studio professionale dipende fortemente dal settore di attività, dalle esigenze specifiche e dalla dimensione dell’azienda in cui operi. 

Mettendo da parte per un attimo queste considerazioni, ci sono alcune categorie di software che possiamo citare a livello generale. Ecco tipologie di software in grado di aiutare di gran lunga i professionisti nel proprio lavoro:

• Gestione delle finanze e contabilità: un software per la contabilità dello studio aziendale, della fatturazione e della gestione finanziaria può semplificare le attività spesso complicate, garantendo precisione e conformità fiscale;
• Software CRM: un CRM (Customer Relationship Management) aiuta a gestire le relazioni con i clienti, tracciando le interazioni, archiviando le informazioni di contatto e di vendita e facilitando la comunicazione per fornire un servizio personalizzato;
• Gestione del tempo e delle attività: strumenti che consentono di pianificare, monitorare e gestire le attività quotidiane;
• Software di project management: per studi professionali che gestiscono progetti complessi, un software di project management facilita la pianificazione, l’assegnazione delle risorse e il monitoraggio dell’avanzamento del progetto;
• Gestione documentale: sistemi che organizzano e archiviano documenti in modo efficiente, facilitando la ricerca e garantendo la conformità alle normative sulla privacy e sulla sicurezza;
• Gestione delle risorse umane: i software gestionali possono automatizzare la gestione del personale, la pianificazione delle ferie e degli orari, e i compensi;
• Software di comunicazione: strumenti che facilitano la comunicazione interna ed esterna, inclusi sistemi di videoconferenza, chat e gestione delle e-mail, essenziali per aziende di grandi dimensioni; 
• Strumenti di analisi e reportistica: software che fornisce analisi approfondite e report dettagliati per prendere decisioni informate e monitorare le performance aziendali.

La scelta del software dovrebbe essere guidata dalle specifiche esigenze del tuo studio e dalla volontà di migliorare un determinato ambito o operazione. 

I vantaggi di un software per la gestione di uno studio professionale

Se sei un professionista e finora hai lavorato sempre nello stesso modo, perché dovresti avere bisogno proprio ora di un software gestionale? Magari non hai una grande azienda da mandare avanti e pensi che questa soluzione sia troppo per te. 

Ti smentiamo subito. 

Nessuna attività è troppo piccola da non avere bisogno di un gestionale. 

Sicuramente hai dei clienti, ti auguriamo di averne molti, e per questo motivo è tuo dovere offrire a tutti un servizio impeccabile e personalizzato. 

Vediamo insieme come ti può avvantaggiare un software per la gestione di uno studio professionale rispetto ai tuoi competitor. 

1. Miglioramento dell’efficienza e della produttività

Uno dei principali vantaggi dell’utilizzo di un software gestionale per uno studio professionale è il miglioramento dell’efficienza e della produttività. I software gestionali consentono di automatizzare le attività ripetitive e manuali, liberando il tempo dei professionisti per attività più strategiche.

Ad esempio, un commercialista può utilizzare un software gestionale per automatizzare la registrazione delle fatture e la gestione dei pagamenti. Questo gli consente di risparmiare tempo e concentrarsi su attività più creative, come la consulenza ai clienti.

Inoltre, i software gestionali possono aiutare a migliorare la collaborazione tra i professionisti dello studio. Ad esempio, un avvocato può utilizzare un software gestionale per tenere traccia delle scadenze e dei documenti legali. Questo gli consente di evitare errori e ritardi, migliorando la qualità del suo lavoro.

Quindi, l’utilizzo di un software gestionale può aiutare gli studi professionali a migliorare l’efficienza e la produttività in diversi modi. Questo può portare a un aumento della soddisfazione dei clienti, una riduzione dei costi e un miglioramento della competitività sul mercato.

2. Riduzione degli errori

La riduzione degli errori è un altro vantaggio importante dell’utilizzo di un software gestionale per uno studio professionale. I software gestionali possono aiutare a ridurre il rischio di errori in diversi modi, tra cui:

• Automatizzazione delle attività ripetitive: gli errori sono spesso causati da attività ripetitive e manuali, se queste attività vengono svolte da un programma informatico si riduce anche la presenza di incongruenze; 
• Controlli integrati: i software gestionali possono includere controlli integrati per verificare la correttezza dei dati prima che causino problemi;
• Archiviazione sicura dei dati: i software gestionali possono archiviare i dati in modo sicuro, proteggendoli dalla perdita o da modifiche accidentali.

Ad esempio, un software gestionale per la contabilità può automatizzare la registrazione delle fatture. Questo può aiutare a ridurre il rischio di errori di trascrizione, che sono una causa comune di errori contabili. Inoltre, il software può includere controlli integrati per verificare la correttezza dei dati, come la verifica della corrispondenza tra i dati di fattura e i dati del cliente.

3. Migliore organizzazione e controllo

L’organizzazione e il controllo sono altri vantaggi importanti dell’utilizzo di un software gestionale. 

I software di questo tipo possono fornire una visione centralizzata di tutte le informazioni relative allo studio. Ciò aiuta i professionisti a tenere traccia dei progressi dei progetti, delle scadenze e dei budget.

Inoltre, spesso generano report e analisi per aiutare i professionisti a prendere decisioni informate. Solitamente questi report sono di facile comprensione anche a chi non sia esperto di informatica. 

Ad esempio, un architetto può utilizzare un software gestionale per avere sempre sotto controllo i progetti a cui sta lavorando, i materiali di cui ha bisogno e il budget di cui dispone. Questo può aiutarlo a rimanere in linea con i suoi obiettivi e possibilità.

4. Aumento della trasparenza e della condivisione delle informazioni

I software gestionali consentono di condividere le informazioni in modo sicuro e rapido, migliorando la collaborazione tra i professionisti e con i clienti.

In particolare, può portare a miglioramenti in svariati ambiti:

• Comunicazione e collaborazione tra i professionisti: i professionisti possono condividere le informazioni in modo sicuro e rapido, aumentando la sinergia;
• Servizio al cliente: i professionisti possono fornire informazioni e servizi ai clienti in modo più efficiente e completo;
• Presa di decisioni: i professionisti possono prendere decisioni più informate, basandosi su dati e informazioni condivise;
• Gestione dei rischi: i professionisti possono identificare e gestire i rischi in modo più efficace, condividendo le informazioni e le conoscenze.

Tutti questi vantaggi possono portare a un miglioramento della performance dello studio in diversi modi.

5. Migliore servizio al cliente

La comunicazione semplificata ai clienti, l’accesso alle informazioni e l’automazione delle attività migliora il servizio clienti. A sua volta, un servizio al cliente performante può portare ai seguenti benefici:

• Soddisfazione dei clienti: i clienti sono più soddisfatti quando ricevono un servizio rapido, efficiente e personalizzato;
• Fidelizzazione dei clienti: i clienti soddisfatti sono più propensi a rimanere fedeli allo studio e a promuoverlo a loro volta ad amici e conoscenti;
• Migliore reputazione dello studio: un buon servizio al cliente può contribuire a migliorare la reputazione dello studio e ad attirare nuovi clienti.

Il lavoro, qualsiasi lavoro, non potrebbe esistere senza i clienti. Per questo motivo, il professionista deve sempre mettere al centro di ogni considerazione i propri clienti. 

Digitalizzazione di uno studio professionale

La digitalizzazione di uno studio professionale è un po’ come fare ordine in una stanza piena di scartoffie, ma con l’aiuto della tecnologia. Non si tratta solo di passare dai documenti cartacei ai file digitali, ma di cambiare il modo di lavorare, rendendolo più fluido, organizzato e al passo con i tempi. 

È un processo che può sembrare complesso, ma se affrontato passo dopo passo diventa molto più semplice.

Abbiamo visto che digitalizzare significa trasformare i processi tradizionali in processi gestiti attraverso strumenti tecnologici. Ad esempio, invece di tenere le scadenze segnate su un’agenda cartacea, puoi usare un software che te le ricorda e, magari, ti invia anche un promemoria. 

Da dove si parte? La prima cosa da fare è analizzare come lavori oggi. Quali sono i passaggi che ti fanno perdere tempo? Quali attività sono ripetitive o dispersive? Una volta identificati i punti critici, puoi iniziare il cambiamento.

Il cuore della digitalizzazione sono gli strumenti giusti. Un software di gestione documentale (DMS) ti aiuta a organizzare e archiviare i documenti digitali in modo che siano facilmente accessibili e sicuri. La firma digitale, invece, ti consente di firmare contratti e documenti senza stampare nulla, velocizzando le pratiche e riducendo l’uso della carta.

Il passo successivo è adottare gestionali professionali, specifici per il tuo settore. Ad esempio, un avvocato potrebbe usare un software per gestire le scadenze legali, mentre un commercialista potrebbe beneficiare di un programma per la contabilità.

Non dimenticare il cloud storage, che ti permette di accedere ai tuoi file da qualsiasi dispositivo, e gli strumenti di automazione, utili per velocizzare compiti ripetitivi come inviare email o generare report.

La chiave è procedere gradualmente: integra un cambiamento alla volta e dedica tempo alla formazione, così tutto il team si abitua ai nuovi strumenti. 

Il voucher per la digitalizzazione dello studio professionale

Negli ultimi anni vengono continuamente proposti incentivi alla digitalizzazione sia per aziende che per professionisti a livello europeo, nazionale oppure regionale. Ad esempio, è ancora possibile partecipare al voucher connettività fino alla fine del 2023. 

Il voucher connettività per la digitalizzazione dello studio professionale è un’agevolazione del Ministero dello Sviluppo Economico (MISE) che consente alle micro, piccole e medie imprese (MPMI) e agli studi professionali di accedere a un contributo economico per l’acquisto di servizi di connettività a banda ultralarga.

Il voucher, di importo massimo pari a 2.500 euro, può essere utilizzato per sottoscrivere un contratto di fornitura di servizi di connettività a banda ultralarga con un operatore accreditato.

Per richiedere il voucher è necessario essere in possesso dei seguenti requisiti:

• Essere una MPMI o uno studio professionale iscritto al Registro delle imprese;
• Aver sede legale o operativa in Italia;
• Non essere in stato di liquidazione o fallimento;
• Non aver già beneficiato di altre agevolazioni statali per la connettività.

La domanda di voucher può essere presentata online sul sito del MISE ed è stata prorogata al 31 dicembre 2023.

In particolare, la connettività a banda ultralarga consente agli studi professionali di:

• Migliorare la comunicazione e la collaborazione tra i professionisti;
• Offrire servizi più innovativi e personalizzati ai clienti;
• Raggiungere nuovi mercati e clienti.

Voucher del genere sono disponibili bene o male ogni anno, variando di importo e di destinazione. Per questo è importante tenersi sempre aggiornati sull’argomento. 

Come possiamo aiutarti

L’adozione di un software per la gestione di uno studio professionale si rivela essere un passo fondamentale verso l’ottimizzazione delle operazioni aziendali, il miglioramento della qualità del servizio e la navigazione di successo in un ambiente aziendale sempre più digitale. 

Sappiamo però che il passaggio a soluzioni software avanzate può sembrare una sfida, ma è una sfida che può trasformare radicalmente la tua azienda. 

È qui che entriamo in gioco noi.

Nextre Srl si impegna a guidarti attraverso ogni fase del processo, dalla valutazione delle tue esigenze specifiche alla personalizzazione e all’implementazione delle soluzioni più adatte al tuo settore. Con la nostra competenza consolidata nel campo dell’ingegneria software e delle soluzioni di gestione aziendale, puoi essere sicuro di avere a tua disposizione un supporto dedicato e competente.

Non solo Nextre Srl offre strumenti tecnologici all’avanguardia, ma si impegna anche a garantire un’implementazione senza intoppi, fornendo formazione al personale e supporto continuo per massimizzare i benefici delle nuove tecnologie nel tuo studio.

Investire in un software per la gestione di uno studio professionale è investire nel futuro della tua azienda. Con Nextre Srl al tuo fianco, puoi affrontare questa transizione con fiducia, sapendo che hai a disposizione le risorse e l’esperienza necessarie per fare del tuo studio un ambiente più efficiente, competitivo e all’avanguardia.

Contattaci oggi stesso per scoprire come possiamo supportare la trasformazione digitale del tuo studio, offrendoti strumenti avanzati che ti consentiranno di superare le sfide del presente e prosperare nel futuro.