4 motivi validi per smettere di usare Excel per i rapporti e i cruscotti dei dati

Desideri ridurre le ore di lavoro e quindi smettere di usare Excel per catalogare infiniti cruscotti di dati? C’è una nuova soluzione online che può rendere il vostro lavoro molto più facile.

Immaginate di lavorare ogni giorno accumulando notevoli quantità di dati ma senza fare particolari sforzi, eliminando il lavoro umano e, di conseguenza, i numerosi errori. Come farlo?

Esiste un modo per risparmiare un sacco di ore spese altrimenti a catalogare e controllare dati: la business intelligence.

Grazie a strumenti di business intelligence è possibile controllare simultaneamente ad altri utenti un solo documento, senza dover andar a scrivere molteplici messaggi ai collaboratori per controllare o porre correzioni. Con la BI, è possibile visualizzare tutti i dati da noi desiderati in un solo posto, in un solo grande file online.

Ovvio che Excel è un programma utile, affidabile e semplice da utilizzare. Tuttavia, ha i suoi difetti, difetti legati alcune limitazioni che non ci permettono di fare un lavoro rapido e pulito.

Smettere di usare Excel: strumenti di business intelligence

In alcuni rapporti si riesce ad individuare e scoprire opportunità e controlli ulteriori su piani economici e non solo. Excel è capace appunto di catalogare vari tipi di dati giusto per “buttar giù” tutto ciò che è avvenuto durante giorni, settimane o mesi.

Tuttavia, se si ha bisogno di controllare i dati in tempo reale bisogna ricorrere a strumenti e tecniche di business intelligence.

Grazie ad Excel si possono analizzare notevoli fonti di dati, ma a volte si rischia di scriverli erroneamente solamente per il fatto che c’è un lavoro umano dietro a questa catalogazione.

Anche solamente per compilare cruscotti aziendali, con Excel diventa un lavoro molto lungo e snervante, rischiando inoltre di digitare alcuni dati in maniera scorretta.

Infatti, con Excel può succedere che alcune formule complesse vengono riportate in modo sbagliato e, per ricorreggerle, si necessita di tornare indietro ad un documento specifico. Non è quindi sempre facile ricordarsi il documento a cui ci si riferiva e allo stesso tempo porre le correzioni giuste.

In questi casi c’è bisogno quindi di un secondo controllo e questo implica notevoli ore di lavoro addizionali. Per questo, con nuovi mezzi di BI, la logica della compilazione dei dati è viene eseguita accuratamente in ogni momento. Grazie a nuove tecnologie aziendali di BI, i dati sono ora semplici da reperire, ricontrollare e catalogare.

Perché smettere di usare Excel?

Con Excel, spesso si compilano dati in molteplici file e questo può risultare, in alcuni casi, un piccolo ostacolo. Ecco perché forse è arrivato il momento di smettere di usare Excel.

Per esempio, in situazioni in cui si ha bisogno di unire il lavoro d’archivio in una sola sezione, si ha bisogno di unire tutti i file differenti, cosa non esattamente semplice.

Le aziende, grazie ad Excel, riescono quindi a catalogare tutti i dati, ma allo stesso tempo creano una moltitudine di file difficili da reperire in futuro, non solo per eventuali controlli ma anche per ricorrere a determinati dati nello specifico. Anche in questo contesto, possiamo dire che le quantità di tempo per effettuare controlli e revisioni si moltiplica notevolmente.

La differenza fra Excel ed i “BI tools”

Sostanzialmente, i vantaggi dei programmi di Business Intelligence permettono agli utenti di fare controlli e revisioni in un unico pannello. Per questo smettere di usare Excel per tali programmi può essere una buona idea. Anche se si è abituati al buon vecchio programma di Office, si potrà notare ben presto che le nuove tecnologie di BI renderanno il nostro lavoro più efficiente.

Con Excel si rischia di provvedere a “sovraffollamenti” di files, creando una confusione digitale di grande portata. È vero che fino a questo momento si è utilizzato Excel e, in precedenza negli anni, si provvedeva a mettere in fila migliaia di pagine cartacee in cataloghi infiniti.

Tuttavia, ora è arrivato il momento di porre fine a tale confusione ed utilizzare metodi per risparmiare infinite ore di lavori di catalogazione.

Smettere di usare Excel e loggare nei programmi di BI

La business intelligence permette agli utenti di loggare e controllare i dati simultaneamente ad altri utenti.

Quindi perché non smettere di usare Excel e condividere file all’unisono con gli altri? Non solo si evitano incomprensioni, ma così facendo si evitano svariate email e passaparola di modifiche effettuate, risparmiando notevoli quantità di tempo.

I mezzi di BI di oggi riescono a risolvere tutti questi problemi e non solo. I rapporti ed i cruscotti aziendali diventano sempre più facili da capire e non richiedono una conoscenza di nozioni particolari. Inoltre, la grafica e le interfacce dei programmi di BI sono molto semplici da utilizzare.

Online sono presenti notevoli programmi con funzioni utili di business intelligence.

Con il passare degli anni si andrà sempre più ad utilizzare questo tipo di approccio per quanto riguarda la catalogazione e controllo di dati, e questo non può essere nient’altro che un vantaggio.